Учет рабочего времени

Скачать

Сергей ЛЕВИН, главный конструктор ГК СИГМА

Время, как известно, - деньги. Это утверждение становится особенно актуальным, если это рабочее время ваших сотрудников. В прошедшем году мне пришлось потратить немало своего рабочего, а зачастую и нерабочего времени, разбираясь со всяческими тонкостями организации учета этого самого рабочего времени в рамках системы безопасности. В этой статье я хочу поделиться собранными наблюдениями. Надеюсь, это позволит вам сэкономить собственное время при решении похожих задач.

 В общем случае задача сводится к подсчету времени, которое сотрудник находится на своем рабочем месте, - оно чаще всего и засчитывается как рабочее. Далее собранные данные обрабатываются и передаются в отдел труда и заработной платы для учета при начислении сотруднику вознаграждения за его труд. Кроме того, полученные результаты будут интересны руководству предприятия для оценки эффективности работы своих подразделений. Рассмотрим несколько важных моментов, где часто теория расходится с практикой.

ИДЕНТИФИКАЦИЯ СОТРУДНИКОВ

Так как речь идет об организации учета рабочего времени в рамках существующей системы безопасности, то логичнее всего использовать общие способы идентификации в системе. Если в системе присутствует СКУД или охранная сигнализация с управлением пользо­вателем, то уже должен быть какой-то вариант идентификации человека. Как правило, используются электронные идентификаторы: проксимити-карты, брелоки тачмемори, радиобрелоки. Иногда для идентификации применяют пин-код, вводимый пользователем на клавиатуре, или биометрические признаки человека, такие как отпечаток пальца, радуж­ная оболочка глаза или распознавание по лицу. Для того чтобы перечисленные способы идентификации реально работали в системе учета рабочего времени, нужно предусмотреть одну важную вещь: исключение возможности идентификации одного человека за другого. Для этого, возможно, нужно будет предпринять некоторые организационные меры: до­полнительный контроль за процессом идентификации, невозможность входа или выхода с объекта, если идентификатор передан другому лицу, последнее возможно реализовать функциями СКУД. Отдельно следует рассмотреть возможность применения биометри­ческой идентификации. В этом случае вероятность отметки о приходе на работу за себя и за того парня вообще стремится к нулю. Так что стоит всегда помнить, что обеспечение корректной идентификации сотрудников - это основная организационно-техническая задача, которую нужно решить еще до внедрения системы.

ТОЧКИ РЕГИСТРАЦИИ

Для отметки о приходе на работу или уходе сотрудников должен быть организован тер­минал регистрации. В большинстве случаев это может быть точка доступа на проходной предприятия из состава СКУД. Реже устанавливается отдельный терминал для учета рабочего времени. Как показала практика, первый способ более удобен, если он технически возможен и не противоречит самой политике учета на предприятии. Одним действием сотрудник решает сразу две задачи: входит на территорию предприятия и производит от­метку о начале своего рабочего дня. Аналогично при выходе в конце рабочего дня. Иногда заказчик пытается внедрить у себя более изощренные способы учета, например, когда сотрудник должен фиксировать не только два основных события: начало и завершение рабочего дня, но также и все перерывы в работе. Теоретически такой вариант, конечно, тоже возможен, но в реальной жизни это превращается в настоящий ад как для сотрудников, так и для специалистов, эксплуатирующих подобную систему. Поэтому настоятельно всем рекомендую ограничиться лишь двумя отметками в день для каждого сотрудника. Ведь в конце концов про­должительность рабочего дня - это не единственный и даже, как мне кажется, далеко не основной способ оценки эффективности работы сотрудников.

ГРАФИКИ РАБОТЫ

На первый взгляд простая задача, казалось бы, что тут сложного - задать границы рабочего дня. Но каждый вопрос при ближайшем рассмотрении имеет бесконечную глубину. Так вот этот вопрос в задаче учета рабочего времени, на мой взгляд, один из самых главных. Насколько система позволяет гибко и удобно создавать и настраивать рабочие графики, настолько ее в целом можно считать эффективной. Во-первых, должны быть предусмотрены все возможные варианты организации рабочего времени: стандартная неделя 5 + 2, с одним выходным 6 + 1, скользящие графики - два дня через два, сутки через трое и т. д. Отдельное вни­мание должно быть уделено графикам, в которых рабочее время включает переход через границу суток, - иногда это вызывает определенные трудности в правильном подсчете отработанного времени. Так как в большинстве случаев проявляется некоторая лояльность к мелким нарушениям трудовой дисциплины, то может возникнуть необходимость в задании допустимых отклонений от точного времени начала и окончания рабочего дня: допуски на опоздания и ранние уходы с работы. Также система должна быть способна корректно учитывать переработку сотрудников сверх нормативного времени. Должна быть возможность задавать отдельным сотрудникам произвольные графики, не укладывающиеся ни в какую стандартную сетку, лучше сразу на весь год. Также нужно учесть выходные праздничные и укороченные предпраздничные дни, а также все связанные с этим переносы рабочих дней. Для этого в программном обес­печении задания графиков в идеале нужно иметь возможность автоматического импорта официальных государственных праз­дничных и выходных дней, которые каждый год определяются специальным правительственным постановлением. Отдельно нужно иметь возможность задавать все дополнительные поправки к уже заданным графикам в процессе эксплуатации системы: очередные и внеочередные отпуска, пропуски по болезни с указанием данных больничного листа, командировки сотрудников. После выполнения всех этих подготовительных действий мы получим идеальную картину рабочего времени сотрудников. А после наложения на нее данных с терминалов регистрации - уже картину реальную, которая, вероятно, будет несколько отличаться от желаемой идеальной.

ОТЧЕТЫ ОБ ОТРАБОТАННОМ ВРЕМЕНИ

Информация о соблюдении сотрудниками трудовой дисципли­ны может быть востребована различными службами предпри­ятия: отделом труда и заработной платы для автоматизации начислений, руководителями подразделений для контроля подчиненных сотрудников, службой безопасности предприятия для предотвращения противоправных действий со стороны нелояльных сотрудников. Для расчетов с сотрудниками су­ществует официально утвержденная форма документа Т-13, специально разработанного для автоматического метода учета рабочего времени. Программное обеспечение системы учета должно уметь формировать такой табель. Если на предприятии используется специальное программное обеспечение для расчета зарплаты, например 1С «Зарплата и кадры», очень нелишней будет возможность интеграции для автоматической передачи данных между системами. Для руководителей чаще всего бывает достаточно более про­стых отчетов с указанием опозданий, ранних уходов, невыходов на работу подчиненных сотрудников. Также данные от системы учета могут быть полезны при планировании выполнения работ, когда бывает необходимо задействовать дополнительные ресурсы или организовать сверхурочные работы. Служба безопасности предприятия, анализируя данные от сис­темы учета рабочего времени, может получить дополнительную полезную информацию в своей работе по защите коммерческих интересов компании. Кроме отчетов для этих служб предпри­ятия в системе учета должна иметься возможность экспорта данных в каком-либо стандартном текстовом формате, например CSV или XML, для осуществления возможности интеграции с различными корпоративными информационными системами.

В итоге, если все описанные здесь моменты будут учтены и гра­мотно реализованы, вы получите действительно работающую систему, которая сэкономит немало средств и будет незаме­нимым инструментом в работе по повышению эффективности любого предприятия.